Verzeichnisse: Abbildungsverzeichnis, Tabellenverzeichnis & Inhaltsverzeichnis Automatisch Erstellen Word

Video: Verzeichnisse automatisch erstellen – aber wie?

Viele Studenten, die zum ersten Mal Verzeichnisse in Word, bspw. ein Inhaltsverzeichnis, erstellen müssen, stehen oft vor einer Herausforderung bei der richtigen Formatierung und den Funktionen des entsprechenden Bearbeitungs-Tools. In unserem neuesten Beitrag haben wir deswegen einmal die einzelnen Schritte für die automatische Erstellung von Verzeichnissen in Word erklärt.

 

 

Transkription

Herzlich willkommen beim GWriters-Videoblog!

Guten Tag und herzlich Willkommen zu einem weiteren GWriters Video-Blog! GWriters ist eine akademische Agentur, die sich auf Ghostwriting, Lektorate und akademisches Coaching spezialisiert hat. In diesem Video-Blog geht es um das Thema „Erstellen von Verzeichnissen in Word“. Wir möchten Ihnen drei Möglichkeiten zur schnellen und einfachen Gestaltung & Erstellung von Verzeichnissen in Word präsentieren. 

Zu den Verzeichnissen gehören Inhaltsverzeichnisse, Abbildungsverzeichnisse und Tabellenverzeichnisse. Die dargestellte Information ist passend für viele Studenten, die zum ersten Mal Verzeichnisse in Word, bspw. ein Inhaltsverzeichnis, erstellen müssen und deswegen vor einer Herausforderung bei der richtigen Formatierung stehen.

Erster Schritt beim Verzeichnis Erstellen: Überschriften markieren

Zuerst einmal gilt es natürlich die Verzeichnisse zu erstellen. Mit Erstellen meine ich jetzt nicht, die Verzeichnisse selber zu erstellen, sondern die Inhalte zu erstellen. D.h., Sie müssen die Überschriften entsprechend als Überschriften markieren, Sie müssen dann natürlich auch den Text dazu bereitstellen, Sie müssen Ihre Abbildungen machen und Ihre Tabellen entsprechend erstellen. Also erst einmal das Ganze mit Inhalt überhaupt füllen, bevor es an die Formatierung geht. 

Zweiter Schritt beim Verzeichnis Erstellen: Formatierung

Im zweiten Schritt sind wir schon mittendrin, denn es gilt das Thema „Forma” zu klären. Ganz wichtig, bevor Sie überhaupt in Word mit irgendwelchen Formatierungen anfangen, schauen Sie im Leitfaden Ihrer Universität, Ihrer Hochschule nach. Klären Sie die folgenden Fragen:

  • Welches Format die Beschriftungen haben sollen (unter den Abbildungen beispielsweise oder unter den Tabellen)?
  • Sollen das Überschriften sein?
  • Sollen das Unterschriften sein?
  • Wo stehen die Quellen?
  • Stehen die Quellen in der Fußnote?
  • Stehen die Quellen bei der Abbildung, bei der Tabelle?
  • Ist es fettgedruckt? Ist es kursiv gedruckt?
  • Ist es kleiner geschrieben, als der Text?
  • Wie viel Abstand muss zum Text vorhanden sein?

Und so weiter und so weiter. Klären Sie diese Sachen vorher ab und hinterlegen Sie das Ganze dann auch in der Formatvorlage bei Word unter der Funktion Beschriftungen. Sie wählen also dann nicht nur das Überschriftenformat, jetzt beispielsweise für das Inhaltsverzeichnis aus, sondern Sie wählen auch Beschriftungen aus und hinterlegen dort, wie die Beschriftung auszusehen hat. Also Schriftart, Schriftgröße, Abstand, fett, nicht fett, kursiv, unterstrichen und so weiter und so weiter und so weiter.

Dritter Schritt beim Verzeichnis Erstellen: Referenzen einfügen

Die nächste ganz, ganz wichtige Funktion, sie ist in unterschiedlichen Wordfunktionen ein bisschen unterschiedlich benannt. In der aktuellsten Wordversion, also Word2016 oder Office365, heißt die Funktion „Referenzen“. In älteren Versionen kann es auch sein, dass Sie sie über „Einfügen“ finden. Über „Referenzen“ und dann gehen Sie auf die Funktion „Beschriftung“ oder „Beschriftung einfügen“. Auch das kann etwas unterschiedlich benannt sein, je nach Wordfunktion. Sollten Sie es nicht finden, hilft auch eine Funktion sehr, sehr gut, indem Sie einfach in die Kopfzeile von Word geben, dort sich dann sämtliche Funktionen anzeigen lassen, das können Sie mit dem kleinen Anfasser ganz rechts in der Menüleiste machen, dort finden Sie dann alle Befehle. Sie wählen alle Befehle im Dropdownmenü aus und können sich dann diesen Befehl auch als Schnellstartkürzel in die Menüleiste ziehen lassen, was überhaupt empfehlenswert ist, dass Sie sich eine eigene Menüleiste in Word basteln -in Anführungszeichen- mit den wichtigsten Befehlen, auf die Sie immer wieder zurückgreifen. Wenn Sie dann im Menü „Referenzen“ sind, gehen Sie in unserem Fall jetzt auf „Beschriftungen“.

Vierter Schritt beim Verzeichnis Erstellen: Beschriftungen auswählen

In unserem Fall heißt jetzt, wenn es sich um Abbildungen und Tabellen handelt. Dort könne Sie dann wählen, wie Sie beschriften wollen. Das Format haben Sie im Vorfeld schon eingestellt, das heißt Sie haben jetzt hier im Wesentlichen noch zwei Dinge zu tun. Sie haben sich zu entscheiden, wie beschriftet werden soll, also numerisch, Alpha, groß, klein, römisch und ob die Kapitel mit einbezogen werden sollen, oder nicht. Also ob eine Abbildung oder eine Tabelle beispielsweise mit 1.1, für die erste Tabelle im Kapitel zwei dann 2.1, für die erste Tabelle im Kapitel Zwei beschriftet werden soll, für Tabellen gilt natürlich entsprechend das Gleiche, oder ob das Ganze einfach durchnummeriert wird, durch die ganze Arbeit mit 1,2,3,4,5 und so weiter.

Dann klicken Sie auf „Einfügen“, nachdem Sie hier das Format nochmal kontrolliert haben, das Sie ja vorher schon eingestellt haben. Klicken auf Ok und dann wird die entsprechende Beschriftung in der Form eingeführt, dass hier dann eben steht, beispielsweise „Abbildung 1:“ oder „Tabelle 1:“. Oder auch ohne Doppelpunkt oder mit Punkt, ganz so, wie Sie es eingestellt haben. 

Word bietet in der Grundfunktion dann auch die Möglichkeit verschiedene Beschriftungen auszuwählen. Also Sie können beispielsweise wählen zwischen „ABBILDUNG“ oder „Abb.“. Es gibt auch englische Grundeinstellungen, „Figure“ beispielsweise können Sie auswählen, oder bei der Tabelle dann „Tabelle“ oder „Tab.“. Oder Sie können natürlich auch eigene Beschriftungen eintragen, die dann automatisch wieder gezogen werden, je nachdem eben, da sind wir wieder bei Punkt Zwei, was von ihrem Lehrstuhl hier gefordert wird. Und wie gesagt, nach Klick auf Ok, ist das Ganze dann hinterlegt. Sie können dann den Namen Ihrer Tabellen, den Namen Ihrer Abbildung per Hand ergänzen, die Quelle ergänzen und damit ist die Beschriftung erstmal innerhalb des Textes erledigt.

Fünfter Schritt beim Verzeichnis Erstellen: Verzeichnisse einfügen

Am Ende dann, wenn die ganze Arbeit fertig ist, gehen Sie an die Stelle, wo Sie das Inhaltsverzeichnis, beziehungsweise in unserem Fall das Abbildungsverzeichnis oder Tabellenverzeichnis einfügen lassen wollen. Schreiben dann „Tabellenverzeichnis“ oder „Abbildungsverzeichnis“ darüber und gehen dann auf „Einfügen“ und „Einfügen Abblidungsverzeichnis“ oder „Abb.“ oder „Verzeichnis“, je nachdem auch, welche Wordversion Sie verwenden. Lassen Sie sich nicht davon irritieren, in den meisten Wordversionen ist hier nur die Rede von „Abbildungsverzeichnis“, Sie können aber dann in dem Kontextmenü wählen, welches Verzeichnis Sie einfügen lassen möchten. Also, ob Sie ein Inhaltsverzeichnis einfügen lassen möchten, beispielsweise auch ein Literaturverzeichnis, was wir uns noch heute nicht angeschaut haben, ob Sie ein Abbildungsverzeichnis einfügen lassen wollen oder ein Tabellenverzeichnis.

Und dann haben Sie das Schöne an dieser Funktion schon automatisch erledigt, ohne es quasi schon erlebt zu haben. Dass sich automatisch nämlich, wenn Sie jetzt irgendwelche neuen Tabellen einfügen, Nummern ändern, Verschieben einzelner Abbildungen oder einzelner Tabellen vornehmen, dann auch das Verzeichnis anpassen und aktualisieren wird. Und das ist natürlich der ganz, ganz große Vorteil dieser Vorgehensweise und gerade bei umfangreichen Arbeiten unerlässlich. 

Sechster Schritt beim Verzeichnis Erstellen: Formatieren von Verzeichnissen

Sie können dann auch bei dem Verzeichnis selber, im Word, auch noch bestimmen, wie dieses Verzeichnis auszusehen hat, also auch hier wieder Schriftart, Schriftgröße, Blocksatz, Abstände und so weiter und so weiter. Und ganz ähnlich gehen Sie auch beim Inhaltsverzeichnis vor, nur dass Sie ja im Text selber diesem Inhaltsverzeichnis jetzt keine Abbildung oder dergleichen zuweisen. Hier funktioniert das Ganze eben über die Funktion „Überschriften“, dass Sie die Überschriften in Ihrem Standardlayout entsprechend formatieren und dann auch wieder über die Funktion „Einfügen“ gehen.

Hier gibt es auch eine separate Funktion in Word, die Sie sich auch als Schnellstartkürzel hinterlegen können/sollten, die teilweise auch bereits in den Standardauslieferungen hinterlegt ist, nämlich „Inhaltsverzeichnis einfügen”, denn damit fügen Sie automatisch das Inhaltsverzeichnis ein. Und Sie haben auch hier die permanente Aktualisierung, also auch hier genau den Vorteil, den Sie erreichen wollten.

Sie sehen also, eine einfache Funktion im Grunde genommen, wenn man das einmal durchgespielt hat, erklärt es sich fast auch von selber. Viele scheut es vielleicht ein Stück weit das zu tun. Ich kann Ihnen wirklich nur empfehlen es auszuprobieren, es zu nutzen, denn es verringert einfach Fehlerquellen in der Arbeit und es macht das Aussehen Ihrer Arbeit deutlich professioneller. Und Format, Sie wissen, das spielt eine ganz, ganz wichtige Rolle bei der Bewertung Ihrer Arbeit.

Wenn Sie Probleme haben bei diese Themen, wenn Sie Hilfestellungen für Verzeichnisse oder Unterstützung benötigen, auch mal ein Coaching in diesem Bereich benötigen, ist GWriters gerne Ihr Ansprechpartner – wenden Sie sich an uns! Ansonsten wünsche ich Ihnen viel Glück, viel Erfolg mit dem Thema „Verzeichnisse erstellen – aber wie?“. Sie werden sehen mit diesen Tipps kommen Sie gut zurecht.

Viel Erfolg damit!