(Head of Marketing)
07.08.2024
Anna Milena von Gersdorff leitet als Online-Marketing Expertin den GWriters Blog sowie alle Veröffentlichungen, Änderungen und Sonderaktionen auf unserer Webseite. Darüber hinaus ist Sie für gesamte Öffentlichkeitsarbeit und die Kommunikation mit unseren Medienpartnern zuständig.
Sie haben Wochen in Ihre wissenschaftliche Arbeit investiert, jede Quelle sorgfältig recherchiert und Ihre Gedanken zu Papier gebracht. Haben Sie jedoch auch an die Formatierung und Verzeichnissen in Word gedacht? Viele Studierende unterschätzen, wie wichtig eine korrekte Word-Formatierung und Zitierweise für den Erfolg ihrer Arbeit sind. Formale Fehler können schnell zu wertvollen Punktabzügen führen.
Professioneller Eindruck: Eine sauber formatierte Arbeit wirkt professionell und hinterlässt einen positiven Eindruck bei den Korrektoren.
Lesbarkeit: Eine einheitliche Formatierung erleichtert das Lesen und Verstehen Ihrer Arbeit.
Nachvollziehbarkeit: Eine korrekte Zitierweise zeigt, dass Sie Ihre Quellen sorgfältig recherchiert und Ihre Arbeit auf wissenschaftlicher Basis erstellt haben.
Plagiatsvermeidung: Durch die korrekte Zitierung vermeiden Sie unbeabsichtigtes Plagiat und sichern damit die Integrität Ihrer Arbeit.
Automatisch in Word zitieren ist relativ einfach und mit unterschiedlichen Funktionen verbunden. Klicken Sie zunächst auf die Schaltflächen „Referenzen“, „Zitate und Literaturverzeichnis“ sowie „Formatvorlage“, die wie folgt dargestellt werden:
Wird dann auf das Ende des zu zitierenden Satzes geklickt, kann durch das Anwählen der Schaltfläche „Zitat einfügen“ unter „Referenzen“ eine Quelle im gewünschten Format hinzugefügt werden.
Eine neue Quellenangabe fügen Sie unter „Neue Quelle hinzufügen“ und dem Klick auf das Dialogfeld „Quelle erstellen“ hinzu. Hier können Sie zwischen dem Typ der Quelle (wie Buch, Journal etc.) unterscheiden.
Sie können somit auch die richtige, deutsche Zitierweise sowie andere Zitierweisen wie die des American Psychological Association (APA) eingefügt werden.
Am Ende gelangen Sie durch das Anklicken der Schaltfläche „Zitat einfügen“, dann der Schaltfläche „Literaturverzeichnis“ auf den Auswahlbefehl „Literaturverzeichnis“. Wenn Sie nun eine dieser Vorlagen auswählen, können Sie automatisch ein gesamtes automatisches Literaturverzeichnis hinzufügen, wobei die Kurzbelege und Quellen automatisch verlinkt sind. Bei unserer Ghostwriting-Agentur GWriters können Sie ein kostenloses Inhaltsverzeichnis Beispiel herunterladen! Hier ein Beispiel:
Ein weiterer Vorteil ist die automatische, alphabetische Anordnung im Literaturverzeichnis.
Anders sieht die Word-Formatierung beim Zitieren von Tabellen und Abbildungen anders aus. Bei unserer Ghostwriting-Agentur GWriters können Sie ein kostenloses Abbildungsverzeichnis herunterladen!
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Damit Sie eine Fußnote in Word einfügen können, gibt es verschiedene Vorgehensweisen. Zunächst müssen Sie den Cursor an der Textstelle (hinter einem Wort, Satz oder Satzzeichen) positionieren, an der die Fußnote eingefügt werden soll. Um in Word Fußnoten zu formatieren, wählen Sie anschließend die Schaltfläche mit der Bezeichnung „Fußnote einfügen“ unter der Registerkarte „Referenzen“, wie nachfolgend dargestellt.
Fußnoten werden in Word automatisch durchlaufend beziffert. Alternativ können Sie auch auf die Schaltfläche „Hilfe“ klicken und den Text „Fußnote einfügen“ eingeben, was jedoch mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Gerne können Sie für die korrekte Zitierweise zusätzlich unseren kostenlosen Zitationsgenerator für Ihre wissenschaftliche Arbeit verwenden.
Die Erstellung eines automatischen Inhaltsverzeichnisses verlangt von Ihnen, in Word Überschriften formatieren zu können. Dies gelingt Ihnen durch das Klicken auf die Registerkarte „Start“ sowie das Anwählen der Schaltfläche mit der Bezeichnung „Formatvorlagen“, was Sie wie folgt sehen.
Dort finden Sie unterschiedliche Layouts für Überschriften in verschiedenen Ebenen sowie Titel und Untertitel. Zudem können Sie die Layouts für Überschriften auch abändern, indem Sie in der rechtsseitigen Übersicht mit der rechten Maustaste darauf klicken. Anschließend wird die Funktion „Ändern …“ ausgewählt, was es Ihnen ermöglicht, die gewünschten Änderungen vorzunehmen. Sie sollten in den Formalien Ihrer Bildungseinrichtung prüfen, welche Schriftarten, Schriftgrößen, Farben und weitere Informationen vorhanden sind, um Ihre Hausarbeit korrekt formatieren zu können. Einmal erstellt, zieht sich diese korrekte Formatierung dann über Ihre gesamte Arbeit hinweg.
Haben Sie die richtige Word-Formatierung gefunden, so kann jede Überschrift dementsprechend markiert werden. Diese taucht dann automatisch im Bereich „Überschriften“ unter der Sektion „Dokumentenübersicht“ auf, und durch Klicken können Sie auf die jeweilige Textstelle springen.
Am Ende können Sie durch das Auswählen des Punktes „automatisches Inhaltsverzeichnis“ ein spezifisch auf die Hausarbeit zugeschnittenes Inhaltsverzeichnis in Word erstellen, wobei die Seitenzahlen automatisch aktualisiert werden. Ähnlich funktioniert dies mit automatischen Abbildungs- oder Tabellenverzeichnissen, um Ihre Hausarbeit korrekt formatieren zu können.
Tipp: Wenn Sie die Abbildungs- oder Tabellenübersicht mit einer anderen Seitenzahl erstellen müssen, wie bei vielen Fakultäten üblich, schauen Sie sich Punkt 8 an.
Haben Sie die wissenschaftliche Arbeit fertig erstellt, können Sie das Inhaltsverzeichnis wie folgt automatisch einstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Referenzen“ und unter „Inhaltsverzeichnis“ auf der linken Seite können Sie eine der Vorlagen integrieren, wie folgt dargestellt.“
Der Vorteil für Sie ist folgender: Die Überschriften sowie die Abbildungs- und Tabellenbezeichnungen haben immer das gleiche Format. Wenn Sie diese im Text ändern, wird das Verzeichnis automatisch aktualisiert, wenn Sie einen Linksklick machen und die Option „AKTUALISIEREN“ wählen. Weitere Vorlagen für Tabellenverzeichnis und Abbildungsverzeichnis.
Abbildungen oder Tabellen sind wichtige grafische Inhalte Ihrer selbst erstellten Hausarbeit oder einer von einem Ghostwriter erstellten Hausarbeit. Beim Hausarbeiten-Formatieren setzen Sie zunächst einen Platzhalter an der Stelle, an der Sie die Abbildung oder Tabelle einfügen möchten. Danach können Sie entweder auf die Schaltfläche „Grafik“ oder auf die daneben liegende Schaltfläche „Tabelle“ klicken (siehe Darstellungen unten), je nachdem, was Sie einfügen möchten. Hier erfolgt zunächst der Prozess zum Einfügen von Bildern:
Durch das Auswählen der Schaltfläche „Einfügen“, „Bild einfügen“ können Sie die Quelle des Bildes wählen, von der Sie das Bild hochladen möchten. Meist ist dies der eigene PC oder Laptop.
Wollen Sie Tabellen einfügen, können Sie diese am einfachsten direkt in Word wie folgt erstellen:
Zunächst klicken Sie auf die Schaltfläche „Einfügen“. Danach können Sie mit der Maus einen bestimmten Bereich auswählen, der die gewünschte Anzahl von Kategorien und Reihen nach unten umfasst. Gerne können Sie auch ein automatisches Abbildungsverzeichnis und ein automatisches Tabellenverzeichnis ganz einfach in Word erstellen.
Eine Tabelle von einem Excel-Dokument in Word zu übernehmen, ist ebenfalls wie folgt möglich: Öffnen Sie zunächst Excel und markieren Sie den Bereich, den Sie kopieren möchten. Dann kopieren Sie diesen über Shortcuts (siehe Tipps und Kniffe am Ende) oder über die rechte Maustaste.
Fügen Sie die Tabelle dann über die Registerkarten „Datei“ und „Einfügen“ in das Word-Dokument ein.
Beachten Sie dabei, dass auch diese jeweils mit einem Titel entweder über oder unter der Grafik sowie einer passenden Quelle versehen werden müssen. Stammt die Abbildung oder Tabelle gänzlich aus eigenem Gedankengut, können Sie die Bezeichnung „Quelle: Eigene Darstellung“ wählen, wobei erneut die Richtlinien Ihrer Fakultät zu beachten sind.
Die richtige Formatierung eines Bildes oder einer Tabelle können Sie wie folgt gestalten, wobei Sie Größe und Position bestimmen können. Darüber hinaus kann ein Bild oder eine Tabelle auch zugeschnitten werden. Dies finden Sie unter der Schaltfläche „Bildtools Format“ und klicken dann auf „Größe und Position“.
Formen können Sie außerdem über die Reiter „Diagramm“ oder „SmartArt“ einfügen.
Zunächst haben Sie die Wahl, Texte entweder als Blocksatz oder linksbündig zu formatieren. Hier der Unterschied:
Sie können im Blocksatz eine automatische Silbentrennung wie folgt einstellen, um nicht zu große und unschöne Lücken im Text zu vermeiden: Klicken Sie auf die Schaltfläche „Layout“ und wählen Sie unter „Silbentrennung“ die Bezeichnung „Automatisch“ aus.
Unter dem Punkt „Absatz“ können Sie Einzug und Abstand sowie Sondereinzug und Zeilenabstand bearbeiten, um die korrekte Word-Formatierung zu wählen und das Word-Inhaltsverzeichnis zu formatieren. So haben Sie auch die Möglichkeit, die Formate mittig oder rechtsbündig einzustellen, welche bei wissenschaftlichen Arbeiten jedoch eher unüblich sind. Somit lassen sich Zeilenabstände, Blocksätze, Silbentrennung und viele weitere Funktionen auswählen, die den Anforderungen Ihrer Fakultät entsprechen.
Als wichtiger Punkt können Sie in Word auch Seitenzahlen formatieren. Das machen Sie durch das Klicken auf die Schaltfläche „Layout“ und unten auf „Umbrüche“. Danach wählen Sie unter der Schaltfläche „Abschnittsumbrüche“ die Option „Nächste Seite“ an. So gelingt es Ihnen, in Word Seitenzahlen zu formatieren, wobei auch die Verwendung römischer Zahlen ermöglicht wird. Diese werden dann ebenso im automatisierten Inhaltsverzeichnis korrekt eingepflegt. Mehr zum Thema in Word Seitenzahl ab Seite 3 formatieren.
Der genaue Prozess sieht folgendermaßen aus:
Unter dem Reiter „Entwurf“ finden Sie die Schaltfläche „Mit vorheriger verknüpfen“. So lassen sich Seiten miteinander verbinden, sodass diese dann im Verzeichnis korrekt angezeigt werden.
Zudem kann der untere Seitenrand in Bezug auf das Layout und die Positionierung der Seitenzahl angepasst werden. Das machen Sie, indem Sie unten links auf die Schaltfläche „Seitenzahl“ klicken und die gewünschte Position für diese auswählen.
Dann können Sie festlegen, mit welcher Ziffer begonnen werden soll. Die Festlegung der Seitenzahl ist wichtig, wenn die Einleitung auf Seite 1 beginnen soll, obwohl vorher noch Deckblatt, Verzeichnisse, Danksagungen etc. stehen. Das Einstellen der Seitenzahlen in Word ab Seite 3 ist dabei eine übliche Praxis, wie sie von vielen Fachhochschulen verlangt wird. Klicken Sie unter der Schaltfläche „Seitenzahlenformat“ auf „Beginnen bei“ ganz unten in der Übersicht und wählen Sie die gewünschte Seitenzahl manuell aus. Klicken Sie zum Abschluss auf die Schaltfläche „OK“.
Shortcuts: Um Ihre wissenschaftliche Arbeit noch effizienter zu gestalten, können Sie sogenannte Shortcuts verwenden. Hier sind die wichtigsten Kurzbefehle:
Kopieren funktioniert bei Windows über Ctrl + C / auf dem Mac mit Command + C.
Ausschneiden funktioniert bei Windows über Ctrl + X / auf dem Mac mit Command + X.
Einfügen funktioniert bei Windows über Ctrl + V / auf dem Mac mit Command + V.
Screenshots des Bildschirms funktionieren auf Windows mit der Druck-Taste / auf dem Mac mit Shift + Command + 3 (für den gesamten Bildschirm) oder Shift + Command + 4 (um einen Bereich auszuwählen).
Dokument mit anderen teilen: Sie können ein Word-Dokument mit anderen teilen, indem Sie es unter dem Menüpunkt „Datei“ und der Schaltfläche „Freigeben“ für weitere Nutzer freigeben, die darauf Zugriff haben sollen.
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07.08.2024